Les voyages d’affaires sont plutôt fréquents en entreprise. Que ce soit pour assister à une conférence, rencontrer des partenaires ou négocier de nouveaux contrats, les raisons de voyager ne manquent pas en entreprise. Pour autant, organiser ce type d’expédition n’est pas toujours facile. Entre les diverses réservations dont il faut s’occuper et les dossiers à préparer, on peut très vite être débordé et manquer certaines choses. Découvrez dans cet article des conseils pratiques pour bien préparer votre voyage d’affaires à Marseille.
Une agence de voyages spécialisée
C’est la solution la plus indiquée pour vous assurer une parfaite organisation de votre voyage d’affaires. Recourir à une agence de voyages pour entreprises vous décharge de toutes les diligences relatives au voyage, notamment la réservation d’un billet d’avion, d’une chambre d’hôtel, d’un taxi transfert ou d’une voiture de location et bien d’autres commodités dont il faut s’occuper. Vous pouvez donc vous concentrer sur les dossiers à préparer pour votre voyage ou l’offre d’affaire à éventuellement proposer à vos partenaires.
En plus de faciliter l’organisation pratique de votre séjour à Marseille, les agences de voyages pour entreprises disposent de plateformes intuitives et dynamiques, avec des fonctionnalités à la pointe de la technologie. Collaborer avec de telles agences procure une réelle optimisation de gestion et facilite le travail de vos services financiers.
Une check-list pour ne rien oublier
Il est assez fréquent d’oublier des affaires ou des dossiers importants, lorsque l’on n’y prend pas garde. C’est souvent le cas lorsqu’on réunit ses affaires à la dernière minute. C’est pourquoi il est recommandé de concevoir une checklist des choses à faire et des affaires à emporter avec soi. Au fur et à mesure de votre préparation, vous n’aurez qu’à cocher des cases quand une tâche est accomplie. En procédant ainsi, vous évoluez méthodiquement dans votre préparation et êtes sûr de ne rien omettre ni rien oublier. À la veille de votre voyage, vous pourrez jeter un coup d’œil à votre liste pour une dernière vérification.
Pour ce qui concerne les hôtels, il est conseillé de procéder assez tôt, surtout en haute saison, et ne pas attendre la dernière minute. Vous risquez de ne pas avoir un hébergement à la hauteur de vos attentes ou de devoir payer beaucoup plus cher que d’ordinaire. La même règle peut s’appliquer pour votre taxi transfert ou votre VTC.
Organisez à l’avance votre séjour à Marseille
Lorsqu’on voyage pour affaires, il s’agit le plus souvent d’un court séjour. Il faut donc s’assurer de rencontrer toutes les personnes qu’on devrait rencontrer et faire tout ce qui est à faire dans de brefs délais. Cela n’est possible que si vous avez un planning précis concernant le déroulement de votre séjour. C’est pourquoi vous devez avant même la date du voyage appeler toutes les personnes à rencontrer et fixer un rendez-vous. Cela vous permet d’organiser vos journées à l’avance et de ne pas perdre du temps sur place.
Pour vous faciliter les choses, concentrez autant que possible toutes vos entrevues et rendez-vous dans la même zone. Ainsi, vous ne perdrez pas beaucoup de temps dans le trafic et pourrez rapidement remplir votre mission.
Documents de voyage et plan de la ville de Marseille
Si c’est la première fois que vous vous rendez à Marseille, il peut être utile de vous procurer un plan de la ville. Cela vous permet de savoir l’emplacement des différents lieux où vous devez vous rendre, et d’évaluer approximativement le temps à passer dans les transports. En plus de vos rendez-vous professionnels, un plan de la ville vous sera bénéfique pour identifier les lieux à visiter absolument avant de quitter la ville, au cas où vous auriez un peu de temps.
Pour ce qui concerne les documents de voyage, il est recommandé d’imprimer et de conserver dans une pochette les réservations de billet de transport, d’hébergement à l’hôtel ou de voiture de location. Vous vous assurez ainsi de ne rien perdre, ce qui vous mettrait dans une situation embarrassante une fois sur place.
En somme, organiser efficacement un voyage professionnel à Marseille requiert une bonne approche, ainsi qu’une bonne organisation. Pour vous simplifier la vie, n’hésitez pas à opter pour une agence de voyages pour entreprises.
